سی دقیقه قبل از جلسه

مقدمه کتاب:
قرار است ریاست جلسه ای را به عهده داشته باشید. در عرض 30 دقیقه همه خواهند آمد. چه احساسی دارید؟
اداره جلسه یکی از شاخص ترین و پرچالش ترین وظایف هر مدیری است. یک جلسه موثر باعث مشارکت عمده در راستای موفقیت سازمان می شود. جلسه ناموفق و ضعیف بیش از اینکه اصلا جلسه ای برگزار نشده، آسیب می رساند.
به آخرین جلسه ای که در آن شرکت کرده اید فکر کنید. آیا موفقیت آمیز بود؟ اگر اینطور بوده است، به چه دلایلی؟ شاید همه حس کرده اند که به سخنانشان گوش فرا داده شده، به عقایدشان احترام گذاشته شده و مسئولیت ها به درستی تقسیم گردیده است. اتاق جلسه را سرشار از انرژی و متعهد به انجام وظایف ترک کرده اید. همه در انتظار گردهمائی بعدی هستند.
یا اینکه جلسه با شکست مواجه شد؟ ممکن است افراد شرکت کننده بر سر مسائل ناچیز و بی اهمیت مشاجره کرده اند و یا بی هدف از موضوعی به موضوع دیگر پرداخته اند. برخی غالب شده و بر دیگران تسلط می یابند و سایرین منزوی شده و در پس زمینه محو می شوند و یا از تلاش برای جبران شکست خود صرف نظر می کنند. در این موارد جلسه از کنترل خارج می شود و یا یک نفر مستبدانه آن را اداره می کند. مهمتر اینکه احتمال دارد جلسه بسیار طولانی شود و شما خسته و عصبانی و همچنین دیر به جلسه بعدی بروید.
هنگامی که جلسه در مسیر اشتباه پیش می رود و نتیجه مثبتی گرفته نمی شود، معمولا مدیر، مقصر قلمداد می شود. اما زمانیکه همه چیز به خوبی پیش می رود به ندرت او وجهه و اعتباری کسب می کند.
دلیل این امر این است که تشکیل جلسه یک فعالیت گروهی است. زمانیکه افراد تحت عنوان یک گروه به موفقیت می رسند، حس می کنند خودشان آن کار را به انجام رسانده اند. در آن وقت وظیفه شما خلق موقعیت هایی است که در آن افراد بتوانند، منتهای کوشش خود را بکنند.
90 درصد جلسات موفق قبل از شروع شدن به هدف و موفقیت نائل شده اند. پیش از آن شما یک شانس دارید: برای مهیا شدن نیم ساعت فرصت دارید. این کتاب چگونگی آن را به شما نشان می دهد.