ارکان و تشریفات اسناد رسمی

یکی از مهمترین دلایلی که می توان یک دعوای حقوقی یا یک دعوای کیفری را ثابت کرد، سند است. مطابق قانون ، انواع سند را می توان شامل سند عادی و سند رسمی دانست . هر یک از این دو قسم سند ، شرایط ویژه و خاص خود را دارند و بار اثبات هر یک از آنها هم با هم متفاوت است . لذا اطلاع از اینکه یک سند عادی است یا رسمی ، موضوعی بسیار مهم است که در قانون آیین دادرسی مدنی و ادله اثبات دعوا نقش مهمی دارد . به همین دلیل ، ارائه تعریف سند رسمی و شرایط عمومی و ارکان آن موضوع مهمی است که قصد داریم در این کتاب به آن بپردازیم. سند عبارت است از نوشته ای که هم شخص مدعی و هم طرف مقابل او یعنی خوانده دعوی قادر به استفاده از آن در محاکمه هستند. خواهان برای اثبات ادعایش و خوانده در مقام پاسخ به ادعای خواهان اسنادی را ارائه می دهند که بردو نوع اند: عادی و رسمی. اسنادی که توسط مامورین رسمی و درحدود صلاحیت آنان و مطابق با قانون تنظیم شوند رسمی اند مانند اسنادی که توسط مامورین اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود یا توسط دفاتر اسناد رسمی و یا اداره ثبت احوال و..
پس فهمیدیم که یکی از مهمترین ارکان سند رسمی ، تنظیم سند توسط مامور رسمی است. در واقع سند رسمی همه اعتبار و ارزش خود را از مامور رسمی می گیرد. مامور رسمی شاهد و ناظر ممتازی است که قانون وی را برای ثبت وقایع تعیین کرده و امضای وی هرگونه تردید نسبت به مفاد سند را از بین می برد . لذا ماموران دولتی تا زمانیکه از صلاحیت خود خارج نشوند ، ماموران رسمی هستند . البته گفتنی است که ماموران رسمی لزوما ماموران دولتی نیستند ؛ بلکه ممکن است که این اشخاص مامور به خدمت عمومی شده باشند ؛ بدون اینکه در استخدام دولت باشند. مانند سردفتر اسناد رسمی .مامور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مامور شده است و لازم نیست که حتماً بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، سردفتر مامور رسمی به حساب می آید. اما مقصود از صلاحیت آن است که مامور هم ذاتاً و هم محلاً دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتاً صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد.
در رابطه با شناسایی سند هم باید گفت سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. (ماده ۱۲۸۴ ق.م) به عبارت دیگر سند عبارت است از نوشته ای که هم شخص مدعی و هم طرف مقابل او یعنی خوانده دعوی قادر به استفاده از آن در محاکمه هستند. خواهان برای اثبات ادعایش و خوانده در مقام پاسخ به ادعای خواهان اسنادی را ارائه می دهند به استثناء شهادتنامه (ماده ۱۲۸۵ ق.م) یکی از مباحث حقوقی مهم در مورد اسناد بحث اجباری بودن ثبت آنها در مواردی است که در موارد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت پیش بینی شده است. اهمیت این بحث از بعد قضایی این است که قانون گذار در ماده ۴۸ قانون مذکور بصورت آمرانه تاکید کرده است که سندی که مطابق مواد فوق باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچیک از ادارات و محاکم پذیرفته نخواهد شد.